Auditoría new entrant: qué revisa FMCSA en tu primer año

Ya tienes tu número USDOT nuevo y estás listo para rodar. Pero viene una cosa más: una auditoría de seguridad de FMCSA. Si eres un transportista nuevo, esta es la auditoría de seguridad new entrant. Saber qué es desde temprano te ayuda a estar listo. FMCSA es la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes, la agencia federal que vigila la seguridad del transporte de carga.

Qué es la auditoría de seguridad new entrant

El Programa de Aseguramiento de Seguridad para Nuevos Transportistas (New Entrant) es la forma en que FMCSA vigila a los carriers nuevos. Cuando un carrier nuevo termina todos los pasos para empezar, FMCSA lo vigila durante 18 meses. En ese tiempo, FMCSA revisa si el carrier nuevo tiene controles básicos de manejo de seguridad. En palabras simples: ¿tienes sistemas reales para manejar tu negocio con seguridad y seguir las reglas?

Cuándo es la auditoría de seguridad new entrant

La auditoría normalmente se hace entre 1 y 12 meses después de que empiezas a operar. FMCSA espera a que tengas suficientes registros para revisar. Eso normalmente es al menos 3 meses de operación. Así que cuenta con que la auditoría llegue en tu primer año, y no esperes la carta para empezar a poner tus papeles en orden.

Qué revisa FMCSA

Un auditor te pide ver cómo manejas tu negocio. Espera preguntas sobre tus registros en áreas como estas:

• Choferes. ¿Tus choferes tienen licencia válida? ¿Están médicamente calificados? ¿Llevas un expediente de calificación del chofer? Nuestro artículo sobre el expediente de calificación del conductor explica ese expediente.
• Pruebas de drogas y alcohol. ¿Tienes un programa de pruebas para los choferes con CDL?
• Horas de servicio. ¿Exiges que tus choferes lleven registros de su estado de servicio?
• Seguro. ¿Tienes al menos el seguro mínimo que se exige?
• Vehículos. ¿Tus camiones y remolques tienen mantenimiento y registros de inspección periódica?

Fallas que reprueban la auditoría de una vez

Algunos problemas son tan serios que reprueban la auditoría automáticamente. Según la regla federal para nuevos transportistas, incluyen:

• No tener un programa de pruebas de alcohol y sustancias controladas.
• Usar a un chofer que se negó a una prueba o dio positivo.
• Usar a un chofer sin CDL válido, o a un chofer descalificado o sin calificación médica.
• Operar sin el seguro mínimo que se exige.
• Operar un vehículo que fue puesto fuera de servicio, o no arreglar los problemas de fuera de servicio antes de operar.
• No tener una inspección periódica que se exige.
• No exigir que los choferes lleven registros de su estado de servicio.

Estos son solo los grupos principales. Lee la regla completa en 49 CFR 385.321, o pídenos que te ayudemos a compararla con tus propios registros.

Cómo recibes tus resultados

FMCSA te manda el resultado por escrito. Debe hacerlo lo antes posible, y a más tardar 45 días después de terminar la auditoría. La carta dice si tus controles de manejo de seguridad son adecuados o no. Si no lo son, la carta explica qué sigue.

Errores que debes evitar

• Esperar la carta para organizarte. Empieza tus expedientes desde el primer día.
• No tener el expediente del chofer. Los dueños-operadores también necesitan uno.
• Saltarte el programa de pruebas de drogas. Es uno de los puntos que reprueban de una vez.
• Olvidar que tu seguro debe seguir activo. Un lapso puede perjudicarte.
• No guardar los registros de inspección y de horas de servicio.

Nuestra guía de la auditoría de seguridad para transportista nuevo tiene más detalle para tu primer año.

Cuándo llamarnos

TCZ Permits arma tu expediente completo, para que tus papeles estén listos cuando FMCSA los pida. Llámanos al 956-526-6727. No podemos prometer que pasarás una auditoría, porque eso depende de tus registros y de cómo manejas tu negocio. Pero un expediente completo te ayuda a llegar preparado.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura el periodo new entrant? Son 18 meses después de que terminas los requisitos para empezar.

¿Cuándo va a ser mi auditoría de seguridad? Normalmente entre 1 y 12 meses después de que empiezas a operar, cuando ya tienes suficientes registros para que FMCSA los revise.

¿Qué tan rápido recibiré mis resultados? FMCSA manda un aviso por escrito lo antes posible, y a más tardar 45 días después de que termina la auditoría.