Expediente de calificación del conductor para dueños-operadores

Muchos dueños-operadores nuevos piensan que el expediente de calificación del conductor es solo para flotillas grandes con muchos choferes. No es así. Si manejas tu propio camión con tu propia autoridad, necesitas uno para ti. Los auditores muchas veces piden verlo primero. Esto es lo que es y lo que lleva.

Por qué eres chofer y transportista a la vez

Cuando operas con tu propio número USDOT, usas dos sombreros. Eres el chofer. También eres el transportista, que es la empresa responsable de seguir las reglas de seguridad. Las reglas federales dicen que un conductor es cualquier persona que opera un vehículo comercial. Y las guías de la regla dicen que los transportistas deben llevar un expediente de calificación de cada chofer, incluido un dueño que maneja. Así que un dueño-operador que trabaja con su propio número USDOT lleva su propio expediente.

Si estás arrendado con otro transportista, ese transportista puede llevar tu expediente. Pregúntale. No lo supongas.

Expediente de calificación del conductor para dueños-operadores: qué es

Un expediente de calificación del conductor, llamado DQ file, es una carpeta de registros. Muestra que estás calificado para manejar un camión comercial. FMCSA, la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes, es la agencia que fija la regla. La regla es 49 CFR 391.51. Puedes llevarlo en papel o en computadora, siempre que puedas mostrarlo rápido cuando te lo pidan.

Qué lleva tu expediente

Según la regla federal, el expediente incluye estos registros:

• Tu solicitud de empleo. Para un dueño-operador, es una solicitud completa, como la que describen las reglas federales.
• Registros de vehículos motorizados, o MVR. Un MVR es tu historial de manejo que da tu estado. Guardas el primero y después uno nuevo cada año.
• Prueba de tu examen de manejo o tu licencia. Puede ser un certificado de examen de manejo, o una copia de una CDL válida que cuente en su lugar.
• Una nota de tu revisión anual. Una vez al año revisas tu récord de manejo y escribes una nota de que lo hiciste.
• Tu certificado del examinador médico. Es tu certificado médico DOT, o una copia clara. Para los titulares de CDL, el expediente también lleva un registro que muestra tu estado de certificación médica. Mira nuestro artículo sobre el examen médico DOT para lo básico.
• Papeles de dispensa médica, si tienes una de FMCSA.
• Una nota de que tu examinador está en el Registro Nacional. Muestra que el examinador médico estaba en la lista de FMCSA.

Las guías de cumplimiento también mencionan otros puntos, como la consulta del Clearinghouse de Drogas y Alcohol. Pregúntanos sobre lo que no tengas claro.

Cuánto tiempo guardarlo

La regla dice que guardes el expediente todo el tiempo que el chofer trabaje para el transportista, y tres años más después. Algunos registros, como los MVR anuales viejos y los certificados médicos, pueden quitarse después de tres años. Cuando eres tu propio transportista, cuenta con guardar tu expediente todo el tiempo que manejes con tu autoridad, y tres años más.

Por qué los auditores lo piden primero

El expediente del chofer es fácil de revisar para un auditor y dice mucho de cómo manejas tu negocio. En una auditoría, los puntos que faltan o están vencidos son problemas comunes. Si eres un transportista nuevo, el expediente del chofer es una parte grande de tu auditoría de seguridad. Nuestra guía de la auditoría de seguridad para transportista nuevo explica qué revisa FMCSA en tu primer año. También puedes leer cómo prepararte para una auditoría DOT.

Errores que debes evitar

• Pensar que no necesitas uno porque eres solo tú. Sí lo necesitas, si trabajas con tu propia autoridad.
• Dejar que se venza tu certificado médico. Pon un recordatorio en tu teléfono.
• Saltarte la revisión anual. Escríbela y ponle fecha.
• Guardar los registros en cinco lugares. Junta todo en una sola carpeta.
• Esperar a una auditoría. Arma tu expediente desde ahora.

Cuándo llamarnos

TCZ Permits arma tu expediente completo, incluidos los papeles que van en tu carpeta de chofer. Llámanos al 956-526-6727. No podemos prometer cómo saldrá una auditoría, pero un expediente completo te ayuda a llegar preparado.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un expediente DQ si soy el único chofer? Sí, si operas con tu propio número USDOT. Eres chofer y transportista a la vez, así que llevas tu propio expediente.

¿Cada cuánto reviso mi récord de manejo? La regla pide una revisión anual de tu récord de manejo, con una nota en tu expediente.

¿Puedo guardar mi expediente DQ en mi computadora? Puedes guardar los registros en el formato que te sirva, siempre que puedas entregar el expediente rápido cuando te lo pidan.