Registros de mantenimiento del camión DOT: qué guardar y cuánto

Los registros de mantenimiento del camión que pide el DOT son uno de los expedientes más fáciles de tener bien, y uno de los más fáciles de olvidar. Tú arreglas tu camión todo el tiempo. Pero si el trabajo no está apuntado como debe, no cuenta cuando alguien te lo pide. Aquí te decimos qué pide la regla federal, cuánto tiempo guardarlo y cómo armar el expediente sin mucho trabajo extra.

Qué dice la regla

La regla es la 49 CFR 396.3. Dice que cada empresa de transporte debe inspeccionar, reparar y dar mantenimiento de forma ordenada a los vehículos que controla. También dice que debe guardar registros de ese trabajo.

Los registros aplican a cada camión o remolque que controlas por 30 días seguidos o más. Eso incluye los camiones que son tuyos y las unidades que rentas, si las controlas ese tiempo.

Qué llevan tus registros de mantenimiento del camión

Para cada vehículo, la regla pide tres cosas:

1. Qué vehículo es. El número de unidad de la empresa, si le pones uno. La marca. El número de serie (el VIN). El año. Y el nombre del dueño, si no eres tú.
2. Qué toca y cuándo. Una forma de mostrar qué inspección o mantenimiento necesita el vehículo y la fecha en que toca. Un calendario sencillo sirve: cambio de aceite cada tantas millas, revisión de frenos, revisión de llantas, la fecha de la inspección anual.
3. Qué se hizo. Un registro de cada inspección, reparación y mantenimiento, con la fecha y lo que se hizo.

Eso es todo. La regla no pide un formulario especial. Una carpeta por camión, una hoja de cálculo o una aplicación de mantenimiento sirven, siempre que tengan las tres partes y sean fáciles de enseñar.

Cuánto tiempo guardar los registros

Guarda los registros 1 año donde se guarda o se le da mantenimiento al vehículo. Y cuando un camión deja de estar a tu cargo, porque lo vendiste o terminó la renta, guarda sus registros 6 meses más después de eso.

Así que no tires el expediente de un camión el día que lo vendes. Ponlo en una carpeta de "unidades vendidas" con la fecha en que se fue, y guárdalo al menos 6 meses.

Dos registros que van junto a este expediente

Tu expediente de mantenimiento trabaja junto con otros dos registros que tienen sus propias reglas:

• La inspección anual. Cada camión y remolque necesita pasar una inspección periódica al menos una vez cada 12 meses. Nuestro artículo de la inspección anual del DOT explica cómo se cuentan los 12 meses.
• Los reportes de inspección del chofer (DVIR). Son los reportes que escribe el chofer sobre fallas que encuentra. Nuestra guía del DVIR explica cuándo lo necesitas.

Guarda copias de los dos en el expediente de cada camión. Así todo lo de esa unidad está en un solo lugar.

Cómo armar el expediente, paso a paso

1. Abre una carpeta por unidad. Escribe en la primera hoja el número de unidad, la marca, el VIN, el año y el dueño.
2. Escribe el calendario. Pon cada servicio y cuándo toca, en millas o en fechas.
3. Guarda cada factura. Cada vez que le dan servicio o lo reparan, mete la factura del taller en la carpeta. Revisa que diga la fecha y lo que se hizo.
4. Apunta tu propio trabajo. Si tú cambias una pieza, escríbelo: fecha, millaje, qué hiciste y la pieza. Guarda el recibo de la pieza.
5. Revísalo una vez al mes. Mira el calendario y ve qué toca después.

Por qué importa

Los auditores piden este expediente. En una auditoría de nuevo entrante u otra revisión del DOT, que falten registros de mantenimiento es una falta aunque el camión ande bien. Un expediente limpio muestra que cuidas tu camión, y es mucho más fácil que reconstruir un año de reparaciones de memoria. Nuestra guía de preparación para auditoría DOT muestra los otros expedientes que revisan.

Errores que debes evitar

• Guardar solo recibos sin fecha o sin número de unidad. El registro tiene que mostrar qué camión y cuándo.
• No tener calendario. Sin él, no puedes mostrar qué toca después.
• Tirar muy pronto el expediente de un camión vendido. Guárdalo 6 meses después de que se fue.
• No apuntar el trabajo que haces tú. También cuenta, si lo escribes.

Cuándo llamarnos

¿Viene una auditoría, o solo quieres que revisemos tus expedientes? Llama a TCZ Permits al 956-526-6727. Te ayudamos a poner en orden tu expediente de mantenimiento y el resto de tus papeles.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un formulario especial del DOT para el mantenimiento? No. La regla dice qué debe mostrar el registro, no un formulario. Una carpeta, una hoja de cálculo o una aplicación sirven si tienen las tres partes.

Solo tengo un camión. ¿Esto aplica para mí? Sí. La regla aplica a cada vehículo que una empresa controla por 30 días seguidos o más, aunque sea tu único camión.

¿Cuánto tiempo guardo los registros? 1 año donde se guarda o se le da mantenimiento al vehículo, y 6 meses después de que deja de estar a tu cargo.