Registros IFTA: cuánto tiempo guardarlos y qué deben tener

Con los registros IFTA, cuánto tiempo guardarlos y qué deben tener decide cómo te va en una auditoría IFTA. Tu declaración trimestral vale lo que valen los registros que la respaldan. Si un auditor te pide pruebas y no las tienes, el estado puede calcular por su cuenta lo que debes. Aquí te decimos qué guardar, cuánto tiempo y un sistema sencillo para estar listo.

Qué es IFTA, en palabras sencillas

IFTA es el Acuerdo Internacional del Impuesto sobre Combustibles. Le permite a una empresa que maneja en muchos estados o provincias de Canadá reportar el impuesto del diesel en un solo lugar, su estado base. En Texas es el Texas Comptroller. Cada trimestre, tu declaración muestra las millas que manejaste y el diesel que compraste en cada estado.

Las reglas de IFTA son compartidas por los estados miembros, así que la idea de los registros es la misma sin importar tu estado base.

Cuánto tiempo guardar los registros IFTA

Guarda los registros de cada declaración trimestral 4 años. La página oficial de IFTA del Iowa DOT lo explica así: por lo general, debes guardar los registros de diesel y de millas por cuatro años desde la fecha en que vencía la declaración o la fecha en que la presentaste, la que sea más tarde.

Así que cuenta desde la fecha más tarde. Si presentas antes, cuenta desde la fecha límite. Si presentas tarde, cuenta desde el día que presentaste.

Ejemplo: tu declaración del tercer trimestre de 2026 vence el lunes 2 de noviembre de 2026 (el 31 de octubre cae en sábado este año, así que la fecha se recorre). Si presentas a tiempo, guarda esos registros al menos hasta noviembre de 2030. Nuestro artículo de la fecha límite IFTA del tercer trimestre tiene los detalles de este trimestre.

Registros de viaje: millas por estado

Para cada viaje, tus registros de millas deben mostrar:

• La fecha en que empezó y terminó el viaje.
• Dónde empezó y dónde terminó.
• La ruta que manejaste.
• La lectura del odómetro al empezar y al terminar.
• Las millas totales del viaje.
• Las millas que manejaste en cada estado.
• El VIN o número de unidad del camión.

Los registros deben cubrir todas las millas de cada camión con IFTA, cargado o vacío, dentro o fuera de tu estado base. Si tu ELD o tu GPS registran esto, guarda los reportes. Guarda los datos originales, no solo un resumen.

Registros de diesel: cada recibo

Para cada compra de diesel, el recibo debe mostrar:

• La fecha de la compra.
• El nombre y la dirección del vendedor.
• Cuántos galones.
• El tipo de combustible.
• El precio por galón o el total de la venta.
• El número de camión o de placa al que le pusiste el diesel.
• El nombre del comprador, tu empresa.

Un estado de cuenta de tarjeta que no tiene estos detalles no basta por sí solo. Guarda el recibo con el detalle o un reporte de tarjeta de diesel que muestre cada compra.

Un sistema sencillo, paso a paso

1. Una carpeta por trimestre. En papel o digital.
2. Guarda cada recibo de diesel el mismo día. Una foto con tu teléfono, mandada a una carpeta, sirve de respaldo.
3. Descarga el reporte de millas de tu ELD o GPS al final de cada mes.
4. Compara millas y diesel antes de presentar. Las diferencias grandes son lo que buscan los auditores.
5. Ponle a la carpeta la fecha en que presentaste. Así sabes cuándo se cumplen los 4 años.

Errores que debes evitar

• Tirar los recibos después de presentar. La declaración no es el final. Los registros deben durar 4 años.
• Guardar solo un resumen. Los auditores quieren los datos originales de los viajes.
• No contar las millas vacías o personales. Todas las millas del camión cuentan.
• Recibos a nombre del chofer sin relación con tu empresa. El comprador debe ser tu negocio.

Tus registros también importan para renovar. Las declaraciones que faltan pueden detener tu licencia. Lee nuestro artículo de la renovación de IFTA en Texas para 2027.

Cuándo llamarnos

¿Vas atrasado con tus declaraciones IFTA, o quieres revisar tus registros antes de una auditoría? Llama a TCZ Permits al 956-526-6727. Te ayudamos a tener en orden tus declaraciones IFTA y tus registros.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo guardo los registros IFTA? 4 años desde la fecha en que vencía la declaración o en que la presentaste, la que sea más tarde.

¿Basta con el reporte de millas de mi ELD? Puede ser una parte grande de tus registros de millas si tiene los detalles que piden los auditores. Guarda también los datos originales y cada recibo de diesel.

¿Necesito recibos si pago con tarjeta de diesel? Necesitas registros que muestren cada compra con detalle. Un estado de cuenta solo con totales no basta.